Generere dokumentpakke på 7000 sider? – Vent π minutter…
HADocs (Handling Automation of Documents), tidligere DelfiCert, er programvare med røtter tilbake til 1999, og er spesiallaget for å håndtere dokumenter mye brukt i verksted- og offshoreindustrien. Produktet er i dag i bruk hos flere store nordiske stålgrossister. Disse har i flere år sett store effektiviseringsgevinster ved å bruke HADocs til å håndtere sine materialsertifikater.
Omstendelig papirarbeid
- Vi i Theta Development as, har i vårt salgsarbeid sett og hørt mye om hva selskaper i industrien i dag bruker mye tid på, utover håndtering av materialsertifikater. Vi har derfor de siste par årene brukt mye tid på å utvide vårt produkt til å effektivisere flere av disse prosessene for å gjøre HADocs til et aktuelt produkt for flere bransjer, uttaler Vidar Lund, daglig leder og senior utvikler i Theta Development as, og fortsetter:
- Vi har spesielt fokusert på prosesser rundt det å lage store dokumentasjonspakker med ulike innholdsfortegnelser, slik som MRBer (Manufacturing Record Books). Det noen bedrifter har fortalt oss at er deres mest effektive arbeidsflyt for å lage disse, er å skrive ut forrige utgave av den, deretter bytte ut de papirarkene det har vært endringer på, for til slutt å skanne disse inn igjen til PDF. Endringer i innholdsfortegnelser blir håndtert med korrekturlakk og kulepenn. Dette gjøres hver gang de utfører en vedlikeholdsjobb eller en klassing.
7000 sider på π minutter
En av Theta Developments eksisterende kunder, Norwegian Piping (NP), opplyste at de brukte to til tre dagsverk på å slå sammen 20-30 dokumenter til en MRB på 2-300 sider. De brukte da en kombinasjon av flere programmer for å lage innholdsfortegnelser, sy sammen den endelige PDFen, og å legge til bokmerker for hvert enkelt dokument.
- NP fikk en tidlig versjon av vår nye modul i mai 2015. Kjetil Jondahl (Technical Manager – NP) omfavnet fort mulighetene som lå i den nye funksjonaliteten. En av de festligere telefonsamtalene Vidar Lund (CEO og Senior utvikler – Theta Development) som utvikler har hatt med en kunde som hørtes oppriktig sjokkert ut, gikk omtrent slik, forteller Vidar Lund:
Kjetil: «Sitter du? Jeg har generert en MRB på over 7000 sider…»
Vidar: «Kult! Hvor lang tid brukte du på den?»
Kjetil: «3 minutter og 14 sekunder…»
Vidar: «π (pi) minutter? Kult!»
Store tidsgevinster
- Funksjonaliteten fra vår side har vært fokusert på å lage et system for dokument- og revisjonsstyring, generering av dokumenter og sporing av hvilke revisjoner som har blitt sendt hvor og når. Norwegian Piping har benyttet dette, og i tillegg har Kjetil siden oppdaget stadig nye oppgaver der de kan effektivisere jobber der de tidligere har brukt mye tid på manuelt arbeid, slik som å lage eksempelvis Compliance-dokumenter og PMI-rapporter, forteller Lund, og fortsetter:
- Kjetil og hans team i NP har virkelig pushet grensene for hva vi trodde ville være mulig å få til. Det mest ekstreme dokumentet de har laget var en MRB for Ichtys FPSO-en, der de har hatt hele bulk piping-leveransen. Her laget de en MRB på 269.176 sider, en enkelt PDF på 90,3 GB. I og med at det kun tok to timer å generere denne, var det ikke en stor bekymring å lage en ny utgave når deres kunde etterlyste mer detaljer i innholdsfortegnelsen over materialsertifikatene.
For mer informasjon besøk: www.hadocs.com