Slik optimaliserer du dine prosesser!

Digital transformasjon har gjort prosessoptimalisering stadig viktigere. I tillegg har pandemien vist den viktige rollen som sømløse digitale prosesser spiller for å opprettholde forretningsdriften. Bedrifter som har som mål å introdusere et ERP-system, bør fokusere på hvordan programvaren kan støtte forretningsprosessene og optimalisere dem ideelt sett.

Hvorfor er prosessoptimalisering viktig?

Prosessoptimalisering fører til økt effektivitet og effektivisering av forretningsprosesser. Det gir ofte et avgjørende konkurransefortrinn: Ved å samle, kontrollere og analysere alle driftsprosesser, muliggjør et moderne og intelligent ERP-system som MONITOR G5 en målrettet forbedring av alle arbeidsprosesser.

Fordeler med prosessoptimalisering:

• Økt datakvalitet
• Bedre flyt av informasjon internt og eksternt
• Bedre respons på krevende kunder
• Større konkurransekraft

Hvordan fungerer prosessoptimalisering?

Moderne ERP-systemer støtter bedrifter i prosessoptimalisering på flere nivåer. Disse kan deles inn i tre kategorier: tekniske tiltak, organisatoriske tiltak, prosesser og prosedyrer.

Sistnevnte begynner med identifiseringen av optimaliseringspotensialet gjennom søkeordprosessutvinning. Ved hjelp av et prosessgruveverktøy kan du ikke bare analysere kvaliteten på prosessene, men også prosesstidene. I mange tilfeller kan disse fremskyndes. Dette kan for eksempel skyldes at medfølgende prosesser avlyses fordi de ikke lenger er nødvendige. Ofte handler det imidlertid også om tidsstyring: ERP-en kan planlegge ressurser effektivt, slik at prosesstidene kan reduseres for eksempel. I produksjonen kan du bruke dette til å øke produksjonskapasiteten.

En ERP-løsning hjelper både teknisk med integrasjon av ulike systemer og med standardisering og harmonisering av prosesser, samt øke datakvaliteten og prosessautomatisering.

Økt effektivitet med ERP

Effektene av økende digitalisering og nettverksbygging blir nå synlige på alle områder av økonomien. Hvert selskap som deltar i nasjonal eller internasjonal konkurranse om markedene må på et tidspunkt tenke på intern effektivitet. Bedrifter som er avhengige av avanserte løsninger for å optimalisere arbeidsprosesser og øke effektiviteten på et tidlig tidspunkt har et avgjørende konkurransefortrinn.

5 trinn for prosessoptimalisering

Spesielt med ERP-systemer som har vært i bruk over lengre tid, har det vist seg at enkelte arbeidsprosesser fremdeles har rom for forbedring. Prosessanalyse kan utføres uavhengig av ERP-systemet fordi ny programvare ikke alltid er nødvendig for prosessoptimalisering.

Jo mer komplisert prosessoptimaliseringen er, jo mer bør bedriften vurdere å implementere et nytt system. Uansett bør systemet forbli utvidbart etter tilpasningen. Hvis dette ikke er mulig for systemet, bør en endring av løsning også vurderes. Generelt bør ikke arbeidsmengden og vanskeligheten med prosessoptimalisering undervurderes, uansett om det gjøres med et nytt eller gammelt system. I det følgende har vi samlet fem punkter du må ta hensyn til når du skal optimalisere prosessene dine - spesielt når det gjelder innføring av ERP-programvare.

1. Planlegg tilstrekkelig tid
Optimalisering av forretningsprosesser tar tid. Det tar ofte flere år for en bedrift å definere dagens prosesser og prosedyrer slik de er i dag. Dagens problem er imidlertid at miljøet i enkelte bransjer og konkurransesituasjoner endrer seg så raskt at en bedrift knapt rekker å tilpasse seg raskt nok. Nettopp derfor er det en enorm utfordring å implementere fremtidige kundekrav raskt nok i egne forretningsprosesser.

Det er derfor mulig at en forretningsprosessanalyse og påfølgende forretningsprosessoptimalisering tar lengre tid enn en teknisk konfigurasjon eller implementering, inkludert testing, av ny ERP-programvare.

2. Vurder viktige forretningsprosesser når du velger et ERP-system

Moderne ERP-programvare er så fleksibel at den har flere alternativer for å kjøre selv enkle, rudimentære forretningsprosesser på en intelligent og optimalisert måte. Hvis disse forretningsprosessene ikke er definert før introduksjonen, vil de kun bli definert under implementeringen. Dette fører uunngåelig til en diskusjonsprosess og til en bremsing av prosjektet, fordi samarbeidet innenfor rammen av struktur- og prosessorganisasjonen vanligvis endres. Endringer i prosesser har imidlertid vanligvis en design- og planleggingsfase bak seg før de kan implementeres. Å måtte gjøre dette under implementering øker kompleksiteten til en ERP-implementering enormt. Så vurder dine viktigste forretningsprosesser når du velger et ERP-system.

Analyser og forbedre regelmessig
Vær bevisst på at det alltid er rom for forbedring selv etter at prosessene er optimalisert og det nye ERP-systemet er introdusert. Mål prosessfremdriften etter en bestemt tidsperiode, for eksempel seks måneder etter idriftsettelse av ny ERP-programvare og de nye prosessene knyttet til den. For å gjøre dette, sammenlign de opprinnelig definerte målene med virkeligheten. Dette kan inkludere gjennomstrømningstider, en felles masterdatapool, prosessflyt, godkjenningsgrensesnitt og mange andre kundeprosesser som overvåkes som en del av kontinuerlig måling. Dette lar deg gjøre ytterligere optimaliseringstrinn.

3. Optimalisere prosesser uavhengig av ERP

Som med definisjonen av prosessene før du velger programvare, er det viktig å forbedre prosessene som kan optimaliseres uten å implementere ny programvare. Det er også viktig å sjekke om organisasjonsmodellen er i tråd med din langsiktige bedriftsstrategi. Hvis du venter med prosessoptimalisering til etter implementeringen av ERP, vil det vanligvis mislykkes på grunn av ressurser og tid. Ofte er det eneste alternativet som gjenstår, å beholde de eksisterende prosessene og utsette optimaliseringen til senere. Dette betyr imidlertid å gi bort et konkurransefortrinn relatert til hastighet. Samtidig er det dobbeltarbeid nødvendig fordi konfigurasjonen av ERP-systemet vil være basert på de eksisterende prosessene i stedet for de nødvendige.

Hva er ressursplanlegging?

Visse kapasiteter og ressurser i bedriften er knappe eller spesielt viktige. Derfor må de tildeles og brukes optimalt. De bør brukes uten avbrudd hvis mulig og ikke stå ubrukt. Dette er ofte de såkalte flaskehalsressursene, som er avgjørende for hvor lenge ordrer forblir ubehandlede i produksjonen, hvor lange gjennomløpstider er og hvilken arbeidskapital som er bundet opp.

Lær mer om ressursplanlegging...

4. Ta med ansatte

Hvis noen av prosessene kan automatiseres, fører dette til en merkbar lettelse for de ansatte. Resultatet er at ressursene i selskapet fordeles effektivt, slik at hele selskapet nyter godt av det. Men for at optimaliseringen skal lykkes, må alle ansatte akseptere det. Involver teamet ditt i alle prosesser helt fra starten og lag et felles prosjekt.

5. Analyser og forbedre regelmessig

Ikke lene deg tilbake og slappe av når prosessene er optimalisert og et nytt ERP-system er introdusert. Mål prosessfremdriften etter en viss tidsperiode, for eksempel seks måneder etter idriftsettelse av ny ERP-programvare og de nye prosessene knyttet til den. For å gjøre dette, sammenlign de opprinnelig definerte målene med virkeligheten. Dette kan inkludere gjennomstrømningstider, en felles masterdatapool, prosessflyt, godkjenningsgrensesnitt og mange andre kundeprosesser som overvåkes som en del av kontinuerlig måling. Dette lar deg gjøre ytterligere optimaliseringstrinn etter hvert som du går.

Konklusjon: Optimale prosesser krever en blanding av planlegging og fleksibilitet. Ved å analysere og utdype de enkelte prosessene i bedriften, kan prosessoptimalisering gjøres og implementeres med et ERP-system. Ta deg god tid og gå gjennom hvert enkelt prosesstrinn med stor forsiktighet. Dette gir deg et skreddersydd og ideelt ERP-system som vil støtte deg effektivt.

Vil du vite mer? Ta kontakt på Atle.karlsrud@monitorerp.no