En vellykket foreløpig og endelig kostnadsberegning i produksjonen

Arbeidsverdenen er i endring og lønnsom produksjon blir stadig mer avgjørende for produksjonsbedriftenes suksess. I utgangspunktet brukes beregninger for å bestemme produksjonskostnadene for sammenstillinger og produksjonsordrer. De er et viktig planleggings- og kontrollverktøy i mange produksjoner og danner også grunnlaget for prissetting. Ved hjelp av foreløpige og endelige beregninger kan man identifisere svake punkter i produksjonsprosessen og utlede tiltak fra disse som fører til økt effektivitet og kostnadsbesparelser innen produksjonen. I denne artikkelen presenterer vi spesielt for- og etterkalkylen.

Hvorfor er beregninger så viktige i produksjonen?

Nesten alle produksjonsbedrifter baserer en ordre på en eller flere beregninger. For- og etterkalkylen er de viktigste kalkylene i produksjonsbedriften. Med den foreløpige eller tilbudsberegningen kan man bestemme mengdene, tiden som kreves og kostnadene for produksjonen. Dette resulterer i en bindende pris på et produkt for deg og dine kunder eller partnere når du legger inn en bestilling. Etter fullføring av bestillingen følger etterkalkylen. Den viser om forhåndskalkylen stemte overens med de faktiske produksjonsforholdene. Hvis foreløpige og endelige kostnadsberegninger avviker vesentlig, må man utføre detaljerte undersøkelser av årsaken, da kostnadsoverskridelser kan redusere fortjenesten til bedriften.

Hva er produksjonsplanlegging?

I dagens fartsfylte verden må produksjon og logistikk bli mer og mer fleksibel. Målet er høy evne til å levere produkter og tjenester. Perfekt og individuelt planlagte produksjonsprosesser bidrar til lønnsomheten til bedrifter på ulike områder. Ved å planlegge komplekse produksjonsprosesser nøye, kan du og din bedrift unngå varelager, maksimere salget, levere i tide og øke kundetilfredsheten.

Hva er en en forhåndsberegning?

Gjør forhåndsberegningen før du starter en ny produksjonsordre. Forhåndsberegningen er en beregning av priser for produkter som ennå ikke er opprettet, og er alltid produkt- eller ordrespesifikke. Forhåndsberegningen skal registrere alle kostnader som påløper under levering av tjenesten, så fullstendig og beløpsmessig korrekt som mulig og dermed tjene til å fastsette kostpris, tilbudspris og nedre prisgrense, samt vise oppnåelig dekningsbidrag for gitte og aksepterte priser.

Til forskjell fra etterkalkylen er forkalkylen ofte basert på estimater og empiriske verdier. Disse hentes blant annet fra teknisk dokumentasjon på produktet (f.eks. delelister), forventede avvisningsrater eller behandlingstiden.

Hva trenger du for å lage stykklister i produksjon?

Produksjonsprosessen er en av de viktigste og mest grunnleggende prosessene for produksjonsbedrifter. Informasjonen du lagrer i stykklister, som drift, oppsett og gjennomløpstider, materiell, mengder, priser osv., er viktig informasjon som ligger til grunn for videre søknader, for eksempel beregninger, behovsberegninger og tildelingsplaner. Hvis du ikke skaper oversikt over alle enkeltdeler helt fra starten, kan dette føre til problemer og sette hele produksjonen i fare. I verste fall kan ikke produkter ferdigstilles i tide på grunn av manglende deler, og produksjonseffektiviteten lider.

Lær mer om stykklister her...

Den foreløpige beregningen trenger ikke utføres før hver bestilling. Det er imidlertid helt nødvendig før nyproduksjon av et bestemt produkt eller i bedrifter med individuell produksjon før innlevering av det enkelte tilbud.

Mulige bruksområder for den foreløpige beregningen:

• Engangsproduksjon
• Ny produksjon av et produkt
• Vurdering av markedspriser (kortsiktig og langsiktig nedre prisgrense)
• Overføring av en forserieproduksjon til en masseproduksjon

Hva er en etterkalkyle?

Mens forhåndskalkylen gir et målresultat - eventuelt med en tiltenkt fortjenestemargin - inneholder etterkalkylen det faktiske resultatet (faktisk resultat). Derfor er etterkalkylen en av de viktigste kalkylene i produksjonsbedrifter, siden den brukes til å sjekke om målet satt i forhåndskalkylen er nådd.

Etterberegning er vesentlig, spesielt ved bestillingsproduksjon, som ofte finnes i handelen. Det handler om å bestemme de faktiske kostnadene som påløper etter avsluttet produksjon eller bestilling. Etterkalkylen har til hensikt å fastslå om de forhåndsberegnete kostnadene er innfridd eller overskredet, og hvilke bidrag individuelle produkter eller bestillinger har hatt til overskuddet.

Ved gjentakende bestillinger gjennomføres det ofte ikke en etterkalkyle hver gang. Endringer kan imidlertid bare oppdages i god tid dersom etterkalkylering gjennomføres fortløpende. Negative konsekvenser av å ikke gjøre dette er tap som selskapet kan slite med å komme seg fra.

Etterberegningsfunksjoner inkluderer:

• Kontroll av forhåndskalkylen
• Levering av data og dokumenter for å utføre fremtidige foreløpige beregninger
• Beregning av faktisk fortjenestemargin
• Kostnadsfastsettelse og kontroll av gjennomførte bestillinger

Grunnlaget for hver beregning i selskapet er et moderne og produksjonsrelatert ERP-system som MONITOR G5 ERP. Riktig forretningsprogramvare støtter deg med de riktige funksjonene for presis for- og etterkalkulering i produksjonen. Enten du jobber lønnsomt eller en ordre i ettertid har vist seg å være en tapsbringende virksomhet, kan du fastslå det med riktig programvare. I det følgende presenterer vi for- og etterkalkyleringen i MONITOR G5 ERP.

Forberegningen i MONITOR G5 ERP bør utføres regelmessig for alle produserte deler. Du kan individuelt definere innstillingene for den foreløpige beregningen i systemet.

Det er tre forskjellige alternativer tilgjengelig for deg:

Omberegning: Under Omberegning har du ulike innstillingsmuligheter for pristyper og kostnader for materialer og prosesser og markering. Disse påvirker resultatet av beregningen.

Eksisterende beregning: Under Eksisterende beregning kan du se alle allerede lagrede forhåndsberegninger for deler. Ingen beregning eller oppdatering gjøres, så du kan gjøre prissammenligninger og lagre kost-/tilbudspris i en delepristype.

Beregn leveringskostnad: Gir deg muligheten til å beregne leveringskostnader basert på produktstrukturer. Leveringskostnadene aggregeres og lagres på hoveddeler, akkurat som en ny beregning.

Etterberegninger i Monitor ERP G5

En annen viktig beregning som kan utføres med MONITOR G5 ERP, er den endelige beregningen. Hensikten med denne prosedyren er å kunne gjennomføre en økonomisk etterkalkyle etter at en produksjonsordre er fullført. Her sammenligner man de planlagte kostnadene med de faktiske kostnadene i MONITOR G5 ERP.

Den endelige kostnadsberegningen utføres på ordrenivå. Materialet som er brukt inkluderes i kalkylen med standardpris (kostpris). Kostnadene for drift/arbeidssentraler, i kombinasjon med de planlagte/rapporterte tidspunktene, er også tatt i betraktning både i forhåndskalkylen og etterkalkylen.

Etterkalkyler kan utføres i systemet for ordre, uavhengig av ordrestatus. Ved produksjonsordrer bestemmes kostnadene enten per stykk eller for hele produserte kvantum. Planlagte kostnader fastsettes på samme måte som i den foreløpige kalkylen.

De installerte delene verdsettes vanligvis i henhold til standardprisen som brukes under ordreregistrering eller rapportering. Det er imidlertid også mulig å verdsette dem etter gjeldende prisalternativ.

Som med forhåndskalkylen kan man også gjøre individuelle innstillinger i systemet for etterkalkulasjonen. Det finnes tre ulike alternativer for å avgjøre om man ønsker å gjennomføre en endelig kalkulering av produksjonsordrer eller en gjennomsnittsprisberegning av deler fra flere ferdige bestillinger:

Totalt etter ordre: Denne listetypen brukes til å utføre en endelig kalkulering av produksjonsordrer med status 4 (fullført) eller høyere. Det er imidlertid også mulig å inkludere bestillinger med status 3 (pågående) for å se kostnadene de har pådratt seg så langt. Denne listetypen er valgt som standard når man starter prosedyren.
Vare (gjennomsnittlig prissetting): Denne typen oppføring betyr at man kan gjennomsnittsprisere deler på produksjonsordrer. Disse bestillingene må imidlertid ha status 4 (fullstendig) eller høyere.

Konklusjon: Langsiktig bedriftssuksess med kalkyler
I en flyktig forretningsverden er det viktigere enn noen gang å ha nøyaktig oversikt over prosessene og operasjonene. Verden er i stadig endring, og selskaper som hadde suksess i går, kan slite med å overleve i dag. Virkelig langsiktig bedriftssuksess kan kun opprettholdes med en presis oversikt over alle bestillinger og ressurser. Beregninger er derfor avgjørende, og spesielt for- og etterkalkyler sikrer at bestillinger er lønnsomme og ikke avslører seg som kostnadsfeller i etterkant.

 
Vil du vite mer? Ta kontakt på Atle.karlsrud@monitorerp.no