Dårlig likviditetsplanlegging er den vanligste årsaken til at selskaper havner i insolvens. I dagens krisetider kan dette få fatale konsekvenser, og særlig produksjonsbedrifter mangler ofte oversikt over alle komponentene. Derfor er likviditetsprognoser en spesielt viktig funksjon i økonomistyringen. For spesielt når økonomisjefer eller fabrikksjefer bruker likviditetsprognoser for å ta strategiske beslutninger, kan risikoen for en likviditetsflaskehals - og dermed insolvens - reduseres.

Hva er likviditet?

Det er velkjent at likviditet er viktig. Men hva betyr det egentlig? Et selskap er likvid hvis det kan betale sine fakturaer og andre forpliktelser i tide. Bare betalingsstrømmer er avgjørende for likviditeten, dvs. alle transaksjoner som berører bankkontoen eller kassaapparatet. Derfor kan den ikke sammenlignes direkte med resultatregnskapet. Det kan godt hende at selskapet registrerer et høyt overskudd i en periode, men likviditeten er fortsatt utilstrekkelig. Dette skyldes vanligvis at kundene bruker betalingsbetingelsene sine. I dette tilfellet er fordringene allerede bokført som inntekt, men betalingene er fortsatt utestående. På den annen side er det også forretningstransaksjoner som påvirker likviditeten, men ikke selskapets suksess, for eksempel å ta opp et lån.

Formålet med en likviditetsprognose i produksjonen

Med god likviditetsplanlegging kan risikoen for insolvens reduseres. Årsaken er enkel. Hvis du har en helhetlig oversikt over alle inngående og utgående betalinger på bedriftskontoene dine, bruker du dette som grunnlag for likviditetsplanleggingen. Fra status quo kan du se hvilke kostnader virksomheten din har hver måned og hvor mye inntekter den har.

Hvis du projiserer disse dataene inn i fremtiden under visse forutsetninger, får du en likviditetsprognose for de kommende månedene. Hvis du for eksempel forventer fallende etterspørsel fra kunder, kan du ta hensyn til dette i likviditetsplanleggingen med lavere inntekter enn i tidligere måneder. På denne måten kan du estimere om du også vil generere et overskudd i de kommende månedene eller må regne med et underskudd.

Spesielt i produksjonen spiller likviditetsprognosen en viktig rolle. Det gir selskaper et innblikk i fremtidig likviditet for å avgjøre når kapital vil være nødvendig for å dekke produksjonskostnadene. Dette gir selskapene en bedre idé om hvor mye de trenger å investere i produksjonen, når de vil trenge det og hvor mye de vil få tilbake. Dette kan bidra til å unngå finansielle flaskehalser og sikre at produksjonen finansieres i tide.

Fordeler med likviditetsprognoser

Hovedmålet med likviditetsplanlegging er å sikre selskapets solvens. Men de som tar en grundig tilnærming når de utarbeider en likviditetsplan, drar nytte av flere fordeler samtidig:

Unngå flaskehalser i likviditeten: En nøyaktig likviditetsplan gir et blikk inn i fremtiden. Hvis det forventes økonomiske flaskehalser, tas det hensyn til dem i planen, og man kan se hvordan de vil påvirke likviditeten i de kommende månedene. På denne måten kan ledelsen iverksette tiltak i tide hvis solvensen er i fare. For eksempel ved å ta opp et lån, utsette et prosjekt til en senere fase eller selge eiendeler.

Mer åpenhet: En god likviditetsprognose viser tydelig alle innkommende og utgående betalinger i selskapet og gir en oversikt over kostnadsstrukturen i selskapet.

Økning i kontantbeholdningen: Bare de som kjenner kontantstrømmene sine nøyaktig, kan optimalisere og justere dem på best mulig måte. Dette betyr at overskudd identifiseres nøyaktig og deretter brukes til investeringer. I tillegg avdekker man ofte unødvendig høye kostnader som kan reduseres gjennom kostnadsbesparende tiltak og dermed øke likviditeten til selskapet - og på sikt også fortjenesten.

Fremtidssikker planlegging: En plan er bare så god som dataene den er basert på. Hvis du vet nøyaktig hva som skjer på alle kontoene dine og registrerer det i sin helhet i likviditetsplanen, kan det lages svært presise prognoser. Dette støtter ledelsen og økonomiansvarlige i planleggingen av bedrifts- eller finansstrategien.

Grunnlag for viktige bedriftsbeslutninger: Ledelsen tar viktige beslutninger på grunnlag av likviditetsprognosene, for eksempel når og om en investering skal gjøres. Feil strategiske beslutninger reduseres når en gyldig likviditetsprognose er tilgjengelig.

Krav til en likviditetsprognose

Likviditetsprognosen må være detaljert nok til å gi en klar og fullstendig oversikt over selskapets fremtidige økonomiske situasjon.

Likviditetsprognosen må utarbeides ved hjelp av forventede inntekter og utgifter basert på historiske data, nåværende trender og fremtidige forventninger.

Likviditetsprognosen må oppdateres jevnlig for å sikre at den er oppdatert.

Likviditetsprognosen skal inneholde en kontantstrømanalyse som viser fremtidig kontantforbruk og fremtidig kontantinngang.

Likviditetsprognosen skal inneholde scenarier for ulike konjunktursituasjoner og et bredt spekter av mulige utgifter og inntekter for å gi et så riktig bilde som mulig av foretakets fremtidige økonomiske situasjon.

Likviditetsprognoser i Monitor G5

Mange selskaper lager sine likviditetsprognoser eller -planer i Excel. Dette er imidlertid svært tidkrevende og feilutsatt. I mellomtiden finnes det imidlertid digitale verktøy i form av programvare for likviditetsstyring som, i motsetning til Excel, håndterer mange rutineoppgaver automatisk. Det er imidlertid enda bedre hvis ERP-systemet tilbyr denne funksjonen: Det inneholder allerede alle relevante data. Dette eliminerer behovet for å skrive inn tallserier manuelt, og økonomisjefer kan se på et øyeblikk hver dag hvordan likviditeten gjør det for øyeblikket og hvordan fremtiden kan se ut.

I Monitor G5 ERP har du mulighet til å lage likviditetsprognoser for kommende inn- og utbetalinger. Informasjonen for prognosene kan hentes fra tilbud, salgsordrer og kundefordringer i salgsmodulen. Også fra innkjøpsordrer og leverandørgjeld i innkjøpsmodulen. For faktureringsplaner brukes leveringsperiodene i delfakturalinjene til å beregne likviditeten. Data kan også hentes fra manuelt registrerte inn- og utbetalinger, for eksempel lønn, skatter osv.

Justering av planleggingen gjøres dermed raskt fordi dataene alltid er oppdaterte. På denne måten har du mer tid til de viktige oppgavene: å formulere banebrytende strategier for selskapet ditt basert på dataene i likviditetsprognosen og å implementere dem så snart som mulig.

Konklusjon: Forbedret likviditetskontroll og planlegging

Likviditetsplanlegging spiller en viktig rolle i produksjonsbedrifter. Det forhindrer at selskapet blir insolvent. Det hjelper også ledelsen med å iverksette tiltak på et tidlig stadium slik at det ikke oppstår likviditetsflaskehalser.

For å utarbeide en gyldig likviditetsprognose trenger man en nøyaktig oversikt over alle inn- og utbetalinger. Den høyeste nøyaktigheten i planleggingen oppnås ved å jobbe med egnet programvare som Monitor G5 ERP. Likviditetsplanlegging oppdateres dermed hver dag og gir det beste utgangspunktet for likviditetsprognoser samt et solid grunnlag som ledere lettere kan ta viktige beslutninger for fremtiden.

Effektiv planlegging er ikke bare et enormt konkurransefortrinn for produksjonsbedrifter, men sikrer også overlevelse i krisetider. I tillegg til likviditetsplanleggingen spiller særlig produksjonsplanleggingen en sentral rolle.

Vil du lære mer? Ta kontakt på atle.karlsrud@monitorerp.com